Новые возможности Microsoft Project 2007

Сегодня мы будем вести разговор о нововведениях в локальных версиях MS Project 2007 (Standard и Professional). Сравнение, конечно же, будет относительно предыдущих версий- MS Project Standard 2003 и MS Project Professional 2003.

В первую очередь-это долгожданная возможность возврата на много шагов назад. Раньше было возможно вернуться только на один шаг. Активируется эта функция, как и в других продуктах MS Office кнопками: «отмена предыдущих действий» - , возврат отмены - .

Еще одна полезность - подсвечивание ячеек, в которых произошли последние изменения.

Т.е. изменяя параметры одной задачи, мы сразу видим, как это будет влиять на другие задачи и на весь проект в целом.

Так же полезная новость от разработчиков Project-это новый вид ресурсов. Настоящая радость для бухгалтеров – Бюджетные затраты.

Чтобы создать такой ресурс, в его свойствах необходимо указать тип – «Cost(Затраты)» и активировать галочкой свойство «Budget (Бюджетный)».

Реализуемая функция – ориентирование на постатейный бюджет проекта, определенный в месяц или квартал. Очень помогает менеджеру не выбиться за рамки дозволенного. Ну, например, в организации, которая ведет строительство, существуют четкие ежемесячные лимиты, выделяемые на затраты по проекту.

В нашем случае – это дополнительные затраты на аренду техники и помещений -20 000 д.ед/мес. и затраты на командировки – 30000 ден.ед/мес. (согласования документов с проектным институтом и работа с подрядчиками). При планировании надо четко уложиться в эти цифры.

Назначать ресурсы типа «Затраты» необходимо на суммарную задачу проекта. Для этого в представлении Gant Chart (Диаграмма Ганта) заходим с помощью меню Tools/Options, в окно Options/закладка View. Потом активируем свойство «Show project summary task» - в правом нижнем углу.

Проводим само назначение :

Переходим в представление Task Usage. Выводим в правой части представления строку «Budget cost» (это легко делается с помощью правой кнопки мыши) и ручками вбиваем установленные ежемесячные нормы затрат на каждый месяц:

После этого начинаем дальнейшее планирование проекта. Допустим, при планировании работ проекта, мы получаем вот такую ситуацию:

Первые 2 работы несут на себе затраты по командировкам. Работы под номером 3 и 4 обременены затратами на аренду помещений и техники. При внесении затрат, исходя из расценок на аренду помещения и спецтехники, определяем ставку(и) ресурсов в представлении Resourse Sheet (Лист ресурсов) и

назначаем необходимые ресурсы на наши работы проекта в представлении Gant Chart(Диаграмма Ганта). Например, нам на земляные работы будут необходимо запланировать 3 единицы спецтехники (поэтому и 300%).

И как это часто бывает, увлекшись планированием, мы не думаем о бюджетных ограничениях. Грозное лицо главбуха, встреченного в коридоре, отрезвляет сознание и мы вспоминаем, что надо бы синхронизировать план проекта с бюджетными ограничениями.

Для этого заходим в представление Task Usage(Использование задач) и дополняем с правой стороны представления еще одну строку под названием Cost. Это легко делается с помощью правой кнопки мыши.

Видим, что в июне и в августе – недобор по затратам. А в июле перебор. Нам такой план никто не утвердит – на лицо, плохое планирование.

Ну, в июне недобор объясним – проект начат не с начала месяца. А что же делать с июлем. Разобраться с ситуацией нам поможет вывод на один экран стразу двух представлений: Task Usage и Gant Ghart. Это мы делаем с помощью меню: Window / Split.

После разделения окна, необходимо перевести курсор в нижнее представление и нажать значок Gant Chart.

И видно сразу, что вопрос может быть решен, если передвинуть вправо по временной шкале проведение земляных работ. Делаем двойной щелчок на названии и работ и в открывшемся окне Task Information (Закладка Predecessors) устанавливаем Lag (задержку) на 3 дня.

Ситуация по затратам сразу стабилизировалась, но увеличились сроки проекта. Что поделать – закон проектного треугольника (связь затраты - сроки - объем) работает и здесь.

Можно ли было решить вопрос по другому?

Конечно! Например, найти более дешевые расценки на аренду техники. Так же можно уменьшить % аренды спецтехники - к примеру, не 300%, как у нас, а 200%.

Вариантов, уверен, много. Главное смоделировать и исправить все эти шероховатости еще при планировании.

Опытный менеджер всегда найдет выход из подобного положения. И бухгалтер согласует нам бюджет без вопросов.

И все благодаря нашему опыту, смекалке и Microsoft Project 2007.